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La Comédie Claude Volter recherche un.es Secrétaire administratif.ve et comptabilité journalière

Date limite des candidatures : mardi 31 décembre

Organisme employeur

- Employeur : Claude Volter
- Secteur(s) d’activité(s) : théâtre
- Description : Théâtre subventionné
- Coordonnées :
Siège social : Avenue des Frères Legrain 98 - 1150 WOLUWE-SAINT-PIERRE
Lieu effectif des prestations : idem
Site web


Fonction

- Intitulé du poste : Secrétaire administratif.ve et comptabilité journalière
- Description : Le/la secrétaire gère les activités liées à la préparation et au suivi pratique des dossiers. Il//elle assure la circulation de l’information dans l’administration. Il/elle assure la logistique en distribuant les documents et gérant les salles, le bar et l’entretien. Il/elle contrôle la conformité des dossiers en signalant les erreurs et interagit en support des gestionnaires de dossiers. Il/elle gèrera les réservations des places de spectacle. Le secrétariat est l’endroit stratégique de l’administration qui gère l’ensemble des dossiers liés au Pouvoir organisateur et à la gestion quotidienne de la Direction Générale.

En tant que Secrétaire Administratif(ive) et comptabilité journalière, vos responsabilités seront les suivantes :
- Vous filtrez et traitez les demandes arrivant par téléphone et par mail ;
- Vous gérez les documents entrants et sortants et réalisez un suivi ;
- Vous encodez et tenez à jour la base de données des contacts ;
- Vous triez, classez et archivez les dossiers papiers ;
- Vous gérez les réservations internet, téléphone et accueillez le public durant la journée ;
- Vous imprimez et préparez les documents en vue des réunions. Vous planifiez et organisez les réunions/rendez-vous internes (envoi de convocations, préparation des documents et des dossiers préalables) et gérez le calendrier en accord avec la direction ;
- Vous réalisez la mise en page des divers supports (Word, Excel, Power Point) et y apportez les corrections nécessaires ;
- Vous avez une excellente maitrise du français (excellente orthographe) ;
- Vous préparez le rapport annuel de la société destiné aux autorités de tutelle ;
- Avec la direction, vous assurez le suivi des contrats – Dimona et sécurité sociale ;
- Vous travaillez en collaboration avec le responsable de la Communication et de la Direction ;
- Vous êtes en lien direct avec le service externe de comptabilité ;
- Vous préparez donc les factures, les éventuelles relances fournisseurs, ...etc. ;
- Être disponible et accepter les contraintes horaires spécifiques du spectacle vivant ;
- Vous êtes en charge de l’administratif et de la comptabilité de base ;
- Gestion des factures (distribution des dossiers, suivi, validation et encodage) ;
- Gestion des marchés catering pour le bar ;
- Secrétariat relatif CA et AG : convocation réunion, envoi des documents, PV … etc.
- Participation aux réunions (prise de note, … etc.)


Profil

Qualifications requises :
- Vous réalisez la mise en page des divers supports (Word, Excel, Power Point) et y apportez les corrections nécessaires ;
- Vous avez une excellente maitrise du français (excellente orthographe) ;
- Vous préparez le rapport annuel de la société destiné aux autorités de tutelle.

Diplômes : Secretariat


Conditions

- Type de contrat : CDI, salaire suivant les barèmes de la C.P. 304
- Régime : temps plein (38h/sem), soumis à modulation horaire selon le type d’activités
5 jours : 9h30 à 13h00 et de 14h00 à 17h30 (+ 3h00 modulables selon le type d’activité). Prise de fonction 1 février 2020.
- Documents requis : CV et Lettre de motivation


Candidature

Date limite de rentrée des candidatures : 31-12-2019
Envoyer votre candidature à Claude Volter
Avenue des Frères Legrain 98 - 1150 WOLUWE-SAINT-PIERRE
ou par courriel : recrutement.comedievolter@gmail.com


Plus d’infos, contactez Michel de Warzée
Avenue des Frères Legrain 98 - 1150 WOLUWE-SAINT-PIERRE
Téléphone : 027620963
Courriel : recrutement.comedievolter@gmail.com

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Blog réflexif de La Concertation ASBL – Action Culturelle Bruxelloise

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