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La FWB - Administration générale de la Culture recherche un.e Adjoint.e – Gestionnaire administratif.ve Rosetta

Date limite des candidatures : lundi 23 juillet

Organisme employeur

- Employeur : Fédération Wallonie-Bruxelles - Administration générale de la Culture
- Description :
La Direction du Patrimoine culturel a comme compétences : la protection du patrimoine culturel mobilier ; la protection du patrimoine oral et immatériel ; les musées ; les centres d’archives privées ; les cercles et sociétés d’Histoire et d’archéologie ; l’ethnologie ; l’héraldique. Elle agit par réglementation, subvention ou activités propres telles que publications et études ou le muséobus.
La Direction du Patrimoine culturel gère également plusieurs collections, totalisant actuellement quelque 50.000 pièces : la Collection de l’État belge, les Collections de la Fédération Wallonie-Bruxelles Le Service gestion des opérateurs est l’interface avec laquelle interagit la majorité des opérateurs relevant des compétences gérées par la Direction du Patrimoine culturelle. Il assure le suivi de demandes de reconnaissance musées et archives privées ainsi que le suivi des subventions qui en découlent. Il assure également le suivi d’une série de subventions qui ne sont pas liées à un décret, mais qui touchent à la sauvegarde du patrimoine culturel. Enfin, il assure le suivi des demandes d’enregistrement d’armoiries communales et de personnes physiques. Il apporte un support aux opérateurs et aux usagers pour toute question relevant de ses compétences.
- Coordonnées :
Siège social : Boulevard Léopold II, 44 - 1080 Molenbeek-Saint-Jean
Lieu effectif des prestations : idem


Fonction

- Intitulé du poste : Adjoint.e – Gestionnaire administratif.ve Rosetta (moins de 26 ans)
- Description : en tant que gestionnaire administratif (H/F), vous pouvez être amené à mener les tâches suivantes :

1/ Archivage et classement
- Vous procédez à l’archivage, au reconditionnement, au tri et au classement d’archives de divers types pour les secteurs des musées, des archives, des sociétés d’Histoire et d’archéologie locales, etc. ;
- Vous procédez également à l’archivage et au classement des archives administratives, du courrier, etc. du pôle stratégique.

2/ Secrétariat et support
- Vous assurez la bonne réception des dossiers de demandes de subvention qui vous seront confiés ;
- Vous rédigez des accusés de réception, des demandes de compléments, etc. ;
- Vous traitez le courrier et répondez au téléphone ;
- Vous complétez et tenez à jour les bases de données et tableau de suivi existants en matière d’héraldique, de licences d’exportations, etc. (FileMaker Pro, Excel, …) ;
- Vous assistez et, le cas échéant, vous participez activement (via la recherche d’informations préparatoires, l’apport de réponses aux questions relatives aux dossiers dont vous avez la charge, la rédaction éventuelle de PV, etc.) aux réunions d’information, réunions de service, réunions de pôle, etc.

3/ Documentation
- Sur base de questions qui vous sont soumises, vous recherchez la documentation de base ou les informations qui permettront à votre supérieur hiérarchique ou aux autres collaborateurs de la DPac de réaliser des analyses pertinentes ;
- Vous mettez à jour certaines informations en vue de leur diffusion vers le public.

4/ Suivi de dossiers du pôle gestion des opérateurs
- Vous pouvez être amené à rédiger, actualiser, réserver, engager et liquider des arrêtés de subvention, à en contrôler l’emploi et à assurer la liquidation des secondes tranches. Dans ce cadre, vous entretenez des contacts avec les opérateurs.
- Dans le domaine des sociétés d’Histoire et d’archéologie locales, vous pourrez être amené à analyser les dossiers de demande.

5/ Logistique générale

- Vous soutenez les activités logistiques de la Direction comme l’organisation d’événements (ex. bilan public) ou les activités de diffusion de la Direction, etc. (Par exemple : gestion d’appel d’offres pour l’organisation d’événements (salles, catering, etc.) ou de publications de la Direction du Patrimoine culturel ; réalisation de badges nominatifs, de plaquettes de présentation des intervenants pour les événements de types « bilan public » ; vous vous assurez que le matériel nécessaire est disponible, vous êtes le point de contact pour les réponses aux invitations, les envois de mailings ou de courriers, etc.)

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive.


Profil

Compétences spécifiques / techniques à acquérir ou souhaitées pour exercer la fonction « à terme »

1/ Connaissances élémentaires
- Décret du 17 juillet 2002 relatif à la reconnaissance et au subventionnement des musées et autres institutions muséales Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 22 décembre 2006 portant exécution du décret du 17 juillet 2002 relatif à la reconnaissance et au subventionnement des musées et autres institutions muséales
- Décret du 12 mai 2004 relatif aux centres d’archives privées en Fédération Wallonie-Bruxelles
- Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 18 janvier 2017 relatif à l’organisation et la coordination des contrôles de l’octroi et de l’emploi des subventions, pris en exécution de l’article 61 du décret du 20 décembre 2011 portant organisation du budget et de la comptabilité des Services du Gouvernement de la Communauté française

2/ Atouts
- Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics
- Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques
- Arrêté royal du 14 janvier 2013 relatif à l’exécution des marchés publics dans les secteurs classiques
- Bonnes techniques de classement
- Bonnes techniques d’archivage
- Bonnes techniques d’expression écrite
- Bonnes techniques d’expression orale
- Gestion documentaire et de l’information (atout)
- Bonne connaissance des applications bureautiques (Word ; Excel ; Outlook) ; la connaissance de File Maker Pro est un atout
- Bonne connaissance du/des scanner, copieuses, imprimantes + la connaissance du matériel de conservation/archivage (boîtes et chemises non acides, etc.) est un atout

Diplômes : aucun diplôme n’est requis pour cette fonction
Expériences : une expérience professionnelle (y compris via des stages) dans des tâches administratives, de gestion et recherche documentaire et d’archivage (constitution de dossier documentaire, classement, archivage, secrétariat, rédaction de documents, rédaction de PV, etc.) est un atout. Une expérience dans le domaine du patrimoine culturel est un atout.


Conditions

- Type de contrat : CDD - Contrat à durée déterminée de 1 an dans le cadre d’un plan Rosetta
- Régime : temps plein
- Compétences investiguées lors de l’entretien : bonnes techniques d’expression écrite ; bonnes techniques d’expression orale ; bonne connaissance des techniques d’archivage ; assimiler l’information ; travailler en équipe ; faire preuve de fiabilité

- Commentaires : le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles promeut la diversité et l’égalité des chances. Nos chargés de sélection mettent en œuvre des procédures de sélection objectives fondées sur les compétences. La couleur de peau, l’origine, le sexe, les convictions religieuses, le handicap ... ne jouent aucun rôle dans le screening et l’évaluation des candidats. Vous présentez un handicap, un trouble ou une maladie et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? Faites en mention dans votre acte de candidature en mettant en avant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien. Vous serez alors contacté(e) par notre Conseillère « Fonction publique inclusive ». Pour toute question sur les aménagements raisonnables : vous pouvez contacter Julie Barozzini au 02/413.21.45 ou par mail à inclusion@cfwb.be
- Documents requis : pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra mentionner la référence O7 Rosetta 2018 004 ainsi que comporter :
* un curriculum vitae rédigé en français et actualisé. Vous devez posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base de votre C.V. Pour chacune de vos expériences professionnelles, veuillez indiquer précisément les dates d’exercice du poste (jour, mois et année).
* une lettre de motivation faisant mention de la référence O7 Rosetta 2018 004.
* la mention claire de votre date de naissance.

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience et/ou des compétences techniques sont requises, nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de celle(s)-ci dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos chargés de sélection pour la présélection qualitative des C.V.
Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidatures.


Candidature

Date limite de rentrée des candidatures : 23-07-2018
Envoyer votre candidature à Sophie Demaiffe
Boulevard Léopold II, 44 - 1080 Molenbeek-Saint-Jean
ou par courriel : sophie.demaiffe@cfwb.be


Plus d’infos

Contactez Nathalie Demaret
Boulevard Léopold II, 44 - 1080 Molenbeek-Saint-Jean
Téléphone : 02/413.35.06
Courriel : nathalie.demaret@cfwb.be

Initiatives culturelles

Blog réflexif de La Concertation ASBL – Action Culturelle Bruxelloise

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