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La FWB - Administration générale de la Culture recherche un.e Gradué.e - Secrétaire de direction - Service général de l’Inspection de la Culture (H/F/X)

Date limite des candidatures : vendredi 11 octobre

Organisme employeur

- Employeur :
Fédération Wallonie-Bruxelles - Administration générale de la Culture

- Description :
Le Service général d’Inspection de la Culture assure une mission globale au niveau de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour toutes les matières dépendant de l’Administration générale de la Culture. Il s’agit donc de travailler à partir de l’ensemble des législations qui définissent des missions de représentation, d’avis, de propositions, de contrôle, d’initiative : la législation sur la comptabilité de l’Etat, la négociation avec les différents partenaires pour la mise en place de réseaux publics de lecture, le soutien à diverses formes de la vie associative des jeunes et des adultes, la législation sur les infrastructures culturelles, le suivi et la gestion de conventions et de contrats-programmes comme les « contrats-culture », etc. Le Service général de l’Inspection de la Culture comporte par ailleurs un Service d’Appui juridique et financier. La fonction principale de ce service est le contrôle et l’audit (sur pièces et/ou sur place) de la comptabilité des opérateurs Culturels subventionnés par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Education Permanente, Centres Culturels, Arts de la Scène …). Il assure également le suivi et la gestion des dossiers européens (INTERREG, LEADER, Convergence et FSE) déposés et portés par les Opérateurs Culturels (hors audiovisuel). Enfin, le Service d’Appui transversal assure une série de tâches telles que l’organisation administrative du traitement des dossiers, la gestion des Ressources humaines et soutient le Directeur général adjoint dans ses missions.

- Coordonnées :
siège social : Boulevard Léopold II, 44 - 1080 MOLENBEEK-SAINT-JEAN
lieu effectif des prestations : idem


Fonction

- Intitulé du poste :
Gradué.e - Secrétaire de direction - Service général de l’Inspection de la Culture (H/F/X) Référence : O7 DD1 2017 011

- Description :
En tant que secrétaire de direction du Service général de l’Inspection de la Culture, vous pouvez être amené.e.s à :

  • Organiser, coordonner et à assurer les tâches administratives et de secrétariat suivantes :
    • assurer la gestion du courrier et de divers documents entrants/sortants : les réceptionner, les encoder, les distribuer et les classer ;
    • assurer la diffusion correcte du courrier/mail et des signataires afin d’en assurer un suivi actif
    • veiller au respect des échéanciers (notamment gérer l’échéancier des demandes d’avis et des rentrées de dossiers), effectuer les rappels le cas échéant
    • assurer la permanence téléphonique : réceptionner les appels, les filtrer, les orienter et en assurer le suivi (transmettre les messages, prendre des rendez-vous,…)
    • proposer des initiatives pour favoriser la bonne gestion du secrétariat du service
  • Assister le Directeur Général Adjoint (DGA) et l’Attaché dans l’exercice de leurs missions :
    • rédiger et/ou mettre en page divers documents, tableaux, etc. sur base des instructions données ;
    • créer et tenir à jour divers tableaux (échéanciers, grilles types des rapports pour les inspecteurs,..) ;
    • créer et mettre en page divers outils de supports (via power point) ;
    • identifier et signaler tout problème éventuel en informant la hiérarchie.
  • Faciliter la coordination et la logistique au sein du SGIC :
    • assurer la bonne circulation de l’information aux échelons adéquats (directions régionales + AGC / inspecteurs-trices / assistants) ;
    • assurer le suivi des dossiers introduits par l’Assistant RH, les transférer
  • Assurer l’archivage :
    • s’assurer des modalités d’archivage prévues par l’AGC et de leur application dans les directions régionales : assurer le classement à cet effet.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.
Vous retrouverez le profil de fonction complet sur le site : www.recrutement.cfwb.be


Profil

- Qualifications requises :
Vous retrouverez le profil de fonction complet sur le site : www.recrutement.cfwb.be

- Diplômes :
Vous êtes en possession du diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier/graduat) en sciences administratives et gestion publique, en secrétariat de direction ou en assistant de direction ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.

- Expériences :
Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 1 an (y compris via des stages et/ou des jobs étudiant) en secrétariat ou en travaux administratifs (rédaction de documents, suivi de dossiers, répondre au téléphone, classement et archivage, accueil, gestion de courriers).


Conditions

- Type de contrat :
CDI - Contrat à durée indéterminée dans l’attente d’un recrutement statutaire (CDI ARS)

- Régime :
temps plein

- Modalité(s) :
Compétences investiguées lors de l’entretien :

  • Connaissances spécifiques : bonne technique d’expression écrite, bonne technique d’expression orale, bonne connaissance en Word, bonne connaissance en Excel
  • Compétences génériques : faire preuve de fiabilité, travailler en équipe, faire preuve d’engagement

- Commentaires
Avantages : titres-repas d’une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ; pécule de vacances et prime de fin d’année ; gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ; assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ; indemnité vélo (20 centimes par kilomètre) ; horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ; possibilité de télétravail après 6 mois dans la fonction (sous réserve de l’approbation de la hiérarchie) ; 27 jours minimum de congé par an ; possibilités de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ; restaurant et cafétéria au sein de la FW-B.


Modalités de recrutement

- Documents requis :
Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra mentionner uniquement la référence O7 DD1 2017 011ainsi que comporter :

  • Un curriculum vitae rédigé en français et actualisé.
  • Une lettre de motivation faisant mention de la référence O7 DD1 2017 011.
  • Une copie du (ou des) diplôme(s) requis.

Précisions quant aux critères de recevabilité :

- Expérience : Vous devez posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base de votre C.V

  • Pour chacune de vos expériences professionnelles, veuillez indiquer précisément les dates d’exercice du poste (jour, mois et année)
  • Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience et/ou des compétences techniques sont requises, nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de celle(s)-ci dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos chargés de sélection pour la présélection qualitative des C.V.

- Diplôme : Vous devez être en possession du ou des diplôme(s) requis :

  • Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française est requise (pour l’obtenir : 02/690.89.00 Service de l’équivalence des diplômes /Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur)
  • Pour les diplômes belges obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site du Selor (www.selor.be))

- Vous êtes belge ou ressortissant d’un Etat faisant partie de l’Espace économique européen (ou de la Suisse) ou ressortissant hors espace économique européen disposant d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.

Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidatures.

- Candidature :
Date limite de rentrée des candidatures : 11-10-2019
Envoyer votre candidature à Madame Alisson BUISSERET en mentionnant uniquement la référence O7 DD1 2017 011 dans l’objet du mail
à l’adresse emploi.mcf@cfwb.be

Plus d’infos, contactez :
Madame Viviane Franque
viviane.franque@cfwb.be

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