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Visit.brussels recherche un.e Support Coordinator

Date limite des candidatures : lundi 23 septembre

Organisme employeur

- Employeur :
visit.brussels

- Secteur(s) d’activité(s) :
Tourisme

- Coordonnées :
siège social : Royale 2 - 1000 BRUXELLES
lieu effectif des prestations : idem
site web : https://visit.brussels/fr

Fonction

- Intitulé du poste :
Support Coordinator

- Description :
visit.brussels est l’agence de communication du tourisme de la Région de Bruxelles-Capitale, son but est d’étendre et renforcer l’image de la capitale de 500 millions d’Européens.
Elle est organisée en 5 piliers, chacun avec ses objectifs pour réaliser la mission de l’entité.
Cette mission de promotion et de communication se fait en accord avec une stratégie de marketing affinitaire visant à toucher les membres de communautés d’intérêt (la BD, l’Art Nouveau/Déco, le Jazz, le Surréalisme, l’Europe, l’art contemporain, la gastronomie, …) ou de communautés identitaires (les congressistes, les associations internationales, les familles, la communauté LGBT, …) en mettant en avant les atouts de Bruxelles pour ces communautés.

Ces piliers sont :

  • Culture & City Life
  • Convention & Associations
  • Sales & Marketing
  • Events & Fairs
  • Operating & Financial

La Direction Events & Fairs est un soutien stratégique de visit.brussels et elle se charge principalement de l’organisation logistique, technique et de la programmation artistique, culturelle et musicale des événements, mais aussi de la présence de la Région ou d’un de ses représentants dans des événements professionnels ou grand public, sur le territoire belge ou à l’international. L’objectif de la Direction Events & Fairs est de concrétiser de nombreux projets (co-productions, événements indoor et outdoor de tous types, etc.) et de pérenniser les grands événements phares de la Région de Bruxelles-Capitale. La Direction a trois missions spécifiques :

1) Déploiement d’une politique événementielle en soutien à la stratégie de marketing affinitaire de visit.brussels (comme défini par le service Destination Management Culture & City Life). Le Département Events est en charge de l’organisation de plusieurs grands événements festifs et culturels (la Fête de la BD, eat ! BRUSSELS, etc..).

2) Accompagnement de la Région bruxelloise dans l’organisation d’événements : l’organisation de certains événements régionaux (La Fête de l’Iris, la fête de Saint-Nicolas,…) ; la facilitation ou la coproduction d’événements (le Bal National, le Resto National, le Festival des Lumières, la Belgian Pride).

3) La coordination de la présence de la Région de Bruxelles-Capitale ou de visit.brussels lors d’événements nationaux et internationaux (B2Bet B2C), au moyen de stands, de conférences, de drinks ou de buffets, de l’exploitation d’un bar ou d’un espace de restauration ou de tout type d’événement susceptible de promouvoir la Région dans toutes ses compétences.

Place dans la société

Le Coordinateur Support dépend du Support Supervisor et fait partie du département EVENTS & FAIRS

Mission

Le Coordinateur Support soutient et apporte son aide au Support Supervisor dans les diverses missions

Mission du service

Le service support apporte son soutien transversalement à tous les départements de visit.brussels

  • Organisation et planification des salons à Bruxelles
    • Montages & démontages des salons ayant lieu à Bruxelles
    • En bonne collaboration avec le département Fairs ou Convention & Association
    • Utilisation de l’outil informatique Triple Seat
  • Gestion des grands events
    • Gestion de la partie technique des events
    • Gestion de la logistique : suivi de la planification des livraisons des events
    • Aide à l’implantation des events
  • Aide à la gestion du bâtiment
    • Coordonne avec le gestionnaire du bâtiment certaines réparations et certains entretiens du bâtiment
    • Montage de mobilier ainsi que les déménagements au sein du bâtiment
  • Gestion logistique des salles du BIP
    • Coordonne les setups des salles du BIP
    • Travail en collaboration avec la Corporate Sales du BIP
    • Travail en collaboration avec l’équipe Catering du BIP
    • Gestion de l’entretien technique du matériel audio-visuel présent dans les salles du BIP
    • Selon les besoins, organise la location de matériel ou de mobilier auprès de sociétés externes
    • S’occupe de l’administratif du suivi de ces locations
  • Gestion du stock / des stocks de visit.brussels
    • Collabore avec la société ayant remporté le contrat de gestion du stock de matériel visit.brussels pour le transport et l’installation de celui-ci sur les événements
    • Gestion du stock brochures présent au BIP et dans le dépôt loué par visit.brussels à Haren
    • Coordonne les livraisons de brochures auprès des institutions bruxelloises & partenaires
    • Tenue annuelle de l’inventaire du matériel présent dans le dépôt brochures
  • Gestion des véhicules de service de visit.brussels
    • Gestion des véhicules de visit.brussels
    • Il s’agit des véhicules dédiés aux services de livraison (camionnettes et véhicules assimilés camionnettes)
  • Technique au BIP
    • Planification et horaires de l’équipe technique du BIP selon les plannings d’événements internes proposés par la Corporate Sales du BIP
    • Organisation et suivi des entretiens du matériel technique présent à l’exposition permanente au BIP

Tâches

  • Gestion des parties techniques, logistiques et implantations sur les events
  • Gestion technique (projection, sonorisation,…) des salles du BIP
  • Gestion du stock / des stocks de visit.brussels en ce compris les brochures et autres imprimés
  • Travaux de maintenance dans le bâtiment
  • Gestion du matériel logistique de visit.brussels
  • Entretien du matériel technique de l’exposition EB
  • Achats et entretiens de matériel audiovisuels et techniques
  • Supervision des intérimaires Support
  • Aide administrative du département Support
  • Aide de la gestion des véhicules de service de visit.brussels

Profil

- Qualifications requises :

  • Au moins 5 ans d’expérience dans un secteur similaire (gestion / organisation / planification d’évènements)
  • Expérience dans la gestion de dépôt / stockage
  • Très bonne connaissance dans l’utilisation de matériel A/V (micro, console son, light, écran, vidéo-projection,..)
  • Compétence technique de base en plomberie et électricité
  • Maitrise de l’informatique générale
  • Expérience dans la gestion d’équipe sur site
  • Esprit d’équipe
  • Résistant au stress, patient, positif
  • Méthodique, grand sens de l’organisation

- Diplômes :
A2

- Expériences :
5 ans

Conditions

- Type de contrat :
CDD jusq’au 31/01/2020

- Régime :
Temps plein

- Modalité(s) :
Les candidatures doivent être envoyées avant le 23 septembre 2019 à apply@visit.brussels

Modalités de recrutement

- Documents requis :
CV + lettre de motovation

- Plus d’infos :
Contactez :
Vanessa Busiau / Fanny Dehertogh
Rue Royale 2 - 1000 BRUXELLES
Courriel : apply@visit.brussels

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Blog réflexif de La Concertation ASBL – Action Culturelle Bruxelloise

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