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Wallonie-Bruxelles international recherche un.e

Date limite des candidatures : jeudi 5 septembre

Organisme employeur

- Employeur :
Wallonie-Bruxelles international

- Secteur(s) d’activité(s) :
Relatons internationales

- Coordonnées :
siège social : Place Sainctelette, 2 - 1080 MOLENBEEK-SAINT-JEAN
lieu effectif des prestations : idem
site web : http://www.wbi.be

Fonction

- Intitulé du poste :
Collaborateur.rice administratif.ve (niveau 2 - CESS) service culture.

- Description :

Votre mission

Participer à la gestion de l’ensemble de la direction du Service culturel et des projets initiés ou confiés à celui-ci en assurant, notamment, son secrétariat et son administration.

Activités

Sous la responsabilité de la responsable du Service culturel :

  • Traiter les dossiers administratifs dans le respect des règlements et procédures de WBI ;
  • Rapporter les éléments de risque liés aux dossiers et proposer des mesures de maîtrise ;
  • Être le point de contact interne/externe pour toutes les infos liées aux programmes du service culturel et assurer un relai auprès des personnes en charge des dossiers au sein du service ;
  • Représenter WBI à la demande de la responsable du Service culturel ;
  • Entretenir et alimenter le réseau de contacts opérateurs, institutionnels ou autres tant au niveau local que sur zone ;
  • Contribuer à la publication sur les réseaux sociaux des activités significatives du Service culturel ;
  • Assurer auprès de la direction le suivi de la boîte ‘culture@wbi.be’, en coordination avec l’ensemble de l’équipe du Service culturel ;
  • Communiquer à la personne indiquée toute information permettant un monitoring mensuel des crédits du service culture ;
  • Assurer le secrétariat (de la prise de note au procès-verbal) des réunions de la direction ou dans sa sphère de tâches ;
  • Collaborer à l’établissement de rapports et statistiques par la communication de données et d’informations ;
  • Contribuer à la veille stratégique du Service culturel, incluant notamment la gestion du guichet culture sur internet ;
  • Participer à la prise de décision. Dans ce sens, collaborer à l’analyse prospective, la définition de la vision, l’analyse des risques ou la fixation de propositions de décisions.

Garantir la mise en œuvre des principes de respect des usagers et d’excellence du service et en particulier :

  • La motivation des décisions ;
  • La rapidité dans le traitement des dossiers (accusé de réception) ;
  • L’information sur les gestionnaires des dossiers ;
  • L’écoute et le conseil des usagers dans la convivialité ;
  • Le traitement impartial et objectif des demandes ;
  • Avoir et développer les compétences linguistiques à la fonction.

Profil

- Qualifications requises :

Être de bonne conduite et de bonne moralité ;

Jouir des droits civils et politiques ;

Posséder les aptitudes requises à la fonction ;

Connaissances/Compétences

  • Bonnes connaissances en informatique (Word, Excel, Access ; Powerpoint…)
  • Maîtrise parfaite de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Bonne compréhension des missions de WBI, de ses objectifs et du contexte légal juridique et institutionnel ;
  • Connaissance du paysage culturel et mécanismes institutionnels y afférents en Fédération Wallonie-Bruxelles ;

Connaissance des métiers de WBI ;

Connaissance des systèmes administratif et institutionnel (Fédéral, Fédération, et Régions) ;

Connaissance générale des grands principes de gestion budgétaire et expérience en suivi de marchés publics ;

Connaissance de base, parlé et écrit, de l’anglais et connaissance passive du néerlandais ;

Compétences pratiques/Aptitudes :

Capacité à œuvrer dans les milieux culturels.
Communication

  • Capacité de rédaction de notes et rapport structurés ;
  • Sens de la communication orale ;
  • Présente ses écrits de manière professionnelle, selon les règles et procédures prévues.

1. Comportements/attitudes vis-à-vis du travail :

Faculté d’Adaptation

  • Capacité à travailler dans des domaines ou des circonstances variées (polyvalence) ;
  • Capacité à s’adapter aux changements de méthode, d’outils et à intégrer de nouvelles procédures (formation continue, apprendre) ;
  • Capacité à ajuster ses comportements en fonction des situations, sait modifier ses priorités ;
  • Organise les étapes, tâches intermédiaires dans le temps ;
  • Optimalise l’exécution de différentes tâches ;
  • Alloue de manière cohérente les ressources à disposition.

Esprit d’analyse et de synthèse

  • Capacité de réflexion et de synthèse ;
  • Capacité à établir des liens, détecte les problèmes et en perçoit les conséquences ;
  • Capacité à maintenir une attitude objective dans l’analyse ;
  • Capacité à rechercher et à recouper et regrouper l’information ;
  • Envisage, quantifie, compare les différentes alternatives ;
  • Capacité à développer une analyse nuancée et synthétique ;
  • Capacité d’établir des prévisions budgétaire argumentées et fiables.

Autonomie/ Proactivité

  • S’investit dans la réalisation des projets relatifs à sa fonction, aux buts et objectifs généraux de l’organisme ;
  • Prend des initiatives et des décisions face à des situations problématiques ou imprévus.

Planification et Organisation

  • Capacité à développer une vision d’ensemble et à la conserver ;
  • Capacité à organiser les étapes, tâches intermédiaires dans le temps ;
  • Capacité à se fixer des objectifs à court, moyen et long terme et à surveiller leur réalisation ;
  • Identifie et alloue de manière cohérente les ressources à disposition.

Rigueur

  • Capacité à être rigoureux(se), ordonné(e) et à faire attention aux détails.

Respect du cadre institutionnel de l’organisme

  • Respecte le principe de confidentialité ;
  • Agit en toute circonstance dans l’intérêt du bien public et fait preuve de transparence et d’intégrité dans le traitement des dossiers etc. ;
  • Respecte les règlements et procédures en vigueur dans l’organisme et les applique.

Attitude vis-à-vis du public :

Communication

  • Prête attention à son interlocuteur et lui laisse le temps de s’exprimer ;
  • Communique clairement aussi bien verbalement qu’à l’écrit ;
  • Utilise la structure et la terminologie appropriée ;
  • Transmet les rapports, etc. nécessaires à son supérieur dans les délais.

Représentation

  • Capacité à représenter WBI vis-à-vis des autorités de contrôle/clients.

Contact usager (interne-externe)

  • Se montre attentif/ve et respectueux/euse des besoins/attentes et requêtes et de la situation des usagers ;
  • Répond rapidement aux besoins, attentes, requêtes de façon appropriée, pertinente ;
  • Accompagne les usagers de manière transparente, intègre et objective ;
  • Assure le suivi de la demande ;
  • Recherche la satisfaction de l’usager (effectue les rappels requis) ;
  • Assume son rôle de personne de contact pour l’usager ;
  • Recherche des possibilités d’amélioration de services offerts aux usagers.

Attitude vis-à-vis des collègues :

Communication

  • Capacité à participer à/animer des réunions de travail ;
  • Veille à communiquer avec ses collègues, ses supérieurs.

Contact équipe

  • Capacité à coopérer et à agir efficacement avec ses collègues, collaborateurs, supérieurs ;
  • Se montre disponible pour soutenir ses collègues ou son supérieur dans leurs tâches/fonctions, missions ;
  • Partage l’information, travaille avec les autres à la réalisation d’un but commun.
  • Favorise l’ambiance positive dans l’équipe ;
  • Développe, assure et favorise la coopération/coordination avec souplesse ;
  • Permet la continuité du service public en cas d’absence d’un.e de ses collègues.

Comportements/attitudes vis-à-vis du travail :

Faculté d’Adaptation

Capacité à travailler dans des domaines ou des circonstances variées (polyvalence) ;

Capacité à s’adapter aux changements de méthode, d’outils et à intégrer de nouvelles procédures (formation continue, apprendre) ;

Capacité à ajuster ses comportements en fonction des situations, sait modifier ses priorités ;

Organise les étapes, tâches intermédiaires dans le temps ;

Optimalise l’exécution de différentes tâches ;

Alloue de manière cohérente les ressources à disposition.

Esprit d’analyse et de synthèse

Capacité de réflexion et de synthèse ;

Capacité à établir des liens, détecte les problèmes et en perçoit les conséquences ;

Capacité à maintenir une attitude objective dans l’analyse ;

- Diplômes :
Etre titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS° ou équivalent pris en considération pour les recrutements de niveau C dans les services de l’Etat, des Communautés et des Régions (ainsi que l’attestation d’équivalence dans le cas d’un diplôme autre que belge. Procédure : Fédération Wallonie-Bruxelles - 02/690.89.00 – http://www.equivalences.cfwb.be/).

- Expériences :
NC

Conditions

- Type de contrat :
CDI

- Régime :
Temps plein

- Modalité(s) :
1. Epreuve écrite : Cette épreuve sera destinée à évaluer les compétences des candidat∙e∙s. Les candidat∙e∙s étant parmi les 10 meilleurs résultats à l’épreuve écrite (avec 60% des points minimum) seront invité∙e∙s à l’épreuve finale. 2. Epreuve finale : Il s’agira d’une épreuve orale sous forme d’un entretien, éventuellement avec préparation préalable d’un cas pratique sur ordinateur ou pas, visant à évaluer le profil du/de la candidat∙e en accord avec les compétences, la motivation et les affinités avec le travail sur le terrain. Les épreuves se dérouleront à Bruxelles.

- Commentaires :
Conditions contractuelles. Catégorie : Employé(e) de niveau C – Assistant(e) (C3) Fonction : Assistant(e) Recrutement : contrat à durée indéterminée Prise de fonction : dès réception des validations règlementaires. Lieu : Bruxelles Barème : C3, 13 668,39€ à l’indice 138.01 (montant indexé au coefficient de majoration 1,7069 : 23 330,57€ annuel brut à 0 année d’ancienneté). Avantages : Chèques repas d’une valeur faciale de 6,60€, prise en charge à 100% des transports en commun domicile-bureau a/r. Assurance hospitalisation sur base volontaire via les services sociaux de la Région wallonne. Durée des prestations : temps plein – 38h/sem. Valorisation possible des années d’ancienneté : 6 ans max dans le secteur privé et tout dans le public.

Modalités de recrutement

- Documents requis :
Dossier de candidature

Le dossier de candidature est envoyé par courriel (recrutement@wbi.be) ou par courrier postal (cachet de la poste faisant foi), au plus tard le 5 septembre 2019 minuit, à l’attention de :

Madame Pascale DELCOMMINETTE
c/o service des Ressources Humaines
Administratrice générale de WBI
Place Sainctelette, 2
B-1080 Bruxelles

Le dossier de candidature comprend :

une copie du/des diplôme(s) [accompagnée(s) de l’équivalence dans le cas de diplôme(s) non belge(s)] ;
une lettre de motivation ;
un curriculum vitae détaillé.

Un dossier incomplet ou envoyé hors délai n’est pas pris en compte.

- Plus d’infos :
Contactez :
recrutement
Place Sainctelette, 2 - 1080 MOLENBEEK-SAINT-JEAN
Courriel : recrutement@wbi.be

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Blog réflexif de La Concertation ASBL – Action Culturelle Bruxelloise

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